Está diseñada para reducir el tiempo empleado en la digitación de gastos y retenciones.
El sistema funciona así:

  1. Cada factura electrónica que reciben de gastos, le deben reenviar el email o el archivo XML a el siguiente correo “ayuda@dora.ec” 
  2. El sistema dentro de los próximos 45 minutos cargará esta transacción al sistema de gastos. Le vas a distinguir porque en la última columna que dice “#Asiento” va a tener un simbolo de “prohibido”.

3. Si una transacción no aparece, es posible que se tome un poco más de lo normal en aparecer. En ningún caso debe pasar de 2 horas hasta que el sistema haya podido leer y digitar tu factura. Si te pasa esto, por favor nos notificas. 

4. Estas transacciones están lista para tu aprobación y todavía no están contabilizadas.

5. Para aprobar y contabilizar, debes ingresar a la transacción y grabarla.Acuérdate en cada transacción de revisar la cuenta contable de la transacción de gastos, el número de retención y los códigos de retención.

  • El sistema te va a mandar siempre a la misma cuenta de gasto por “default”, tu debes corregirla para que refleje el gasto de acuerdo a tu criterio en cada gasto.
  • En la retención debes poner el número de la retención y validar los códigos de retención. 

5. Si tienes la emisión de la retención electrónica en Dora.ec, recuerda que al momento de grabar la compra, se va a emitir la retención. 

6. Una vez grababa la compra, esta se comporta como si la hubieras digitado tú mismo.

7. Luego de grabar la transacción vas a notar que en la lista de gastos, la transacción ya tiene asignado un número de asiento contable. Este es el indicador que la transacción ya está contabilizada y aceptada en el sistema.

8. El sistema aprende. A la siguiente transacción del mismo proveedor, ya le asigna los códigos de retenciones de la última compra. Al inicio siempre les manda a una default.

9. El sistema viene incorporado con varias protecciones. Si ya está ingresado el gasto, el sistema no la duplica. Esto quiere decir que puedes enviar con confianza los emails de las facturas electrónicas de gasto las veces que quieras.El sistema no las va a duplicar.Igualmente si la ingresas a mano y luego envías una al email, esto no se duplicará. 

Realizado por: JC

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