Introducción
El manejo de inventario y costos se basa en un ciclo de 5 procesos básicos (un ciclo): compras, traspasos, consumos, ajustes e inventario físico. Este proceso aplicado nos da dos métricas básicas que son el “Costo” de la operación y el inventario valorado al final del ciclo. Con un buen manejo de este proceso, el negocio puede ser controlado y optimizado con el uso Practisis a niveles de los mejores profesionales del ramo.
El control de inventarios es sencillo, pero es un proceso de hábito que requiere disciplina. No por la complejidad del sistema, puedes aplicar esto en cualquier sistema, sino porque es facil distraerse y dejar de lado el proceso por temas mas urgentes como abastecimientos, pago a proveedores, etc.
Antes de continuar vamos a introducirte en dos (2) conceptos extremadamente importante que debes dominar completamente para iniciar un buen proceso de control de costo e inventarios:
1) Menos es más
Esta es la metodología que sugerimos sea llevada a cabo en el inicio de cada implementación. La idea central es que se debe realizar control individual solo de productos críticos, es decir aquellos que tengan mayor incidencia en el costo. Para esto aplicamos el principio de Pareto al control de inventarios => el 80% de los costos son del 20% de productos.
Esto no implica que no controlamos el costo de todos los productos, sino que ponemos especial énfasis en los productos más importantes para la operación. Los productos que ocupamos para llevar control unitario los llamamos productos críticos.
Con estos productos, que inicialmente no deben superar los 20 productos, se debe completar el ciclo de control. A medida que el control de los producto críticos ya esté dominado, se puede ir agregando mas productos a la lista de críticos si se requiere hacer un control unitario mas profundo.
La adopción de esta metodología en la implementación de un sistema de control ayuda a crear un proceso uniforme que poco a poco va adquiriendo mas profundidad de control unitario.
2) El Costo y el Porcentaje de Costo
Esta es “la métrica” para el control de negocios que llevan inventario. En algunos negocios generalmente este valor es expresado como el porcentaje de costo. Esto es el resultado porcentual de la división del costo sobre las ventas. Indica que porcentaje de las ventas de un periodo dado se van en costos. Por ejemplo una operación con una “porcentaje de costo” del 30% indica que de cada 100 US$ que facturas, 30 US$ son el costo. El “porcentaje de costo” debe ser una meta de la operación y depende del tipo de negocio que manejas. Por ejemplo los negocios como restaurantes y de alimentos marcan una metas de porcentaje de costos entre el 30% y el 50%.