Una pregunta frecuente es como es el proceso contable de control de cajas de locales comerciales. En otra palabras, como un contador debe proceder para controlar cajeros. Esta guía tiene los 4 pasos para que puedas llevar control completo de tus cajas a nivel contable.

1. Revisar que el cierre de caja de los Puntos de Ventas (POS) sean correctos

Los cajeros hacer una apertura y cierre de caja en el sistema Dora o Practisis. Este proceso tiene como resultado un total facturado y un total recaudado en cada caja por cajero. Si todo fue bien durante el turno del cajero, el total facturado debe ser igual al total recaudado. Si el total recaudado es mayor al facturado, quiere decir que hay un sobrante. Al contrario si la recaudación es menor al facturado hay un faltante de caja. Dependiendo de tu versión de Punto de Venta los cierres de caja lo puedes ver en las siguientes secciones:

En Practisis 3: En la sección “Facturación” —> “Cierres de Caja” puedes acceder a los cierres de caja en forma visual. Ahí puedes acceder también al detalle de cada caja en el botón superior derecha que dice “Historial Cierres de Caja”.

En Practisis 4 o Punto de Venta Dora: Debe ir a “Ingresos” –> “Punto de Venta”. En el Punto de Venta debes ir a la opción de “Historial”. Aquí en la parte superior derecha vas a encontrar el acceso a “Historial Cierre Caja”.

Aquí la recomendación es revisar que la recaudación sea igual a la facturación. Y que la recaudación en diferentes formas de pago sea coherente con el dinero o depósitos recibidos.

2. Liquidar el efectivo recibido

Toda venta en efectivo en caja se registra contablemente a una cuenta temporal llamada “Caja Ventas”. Si revisas el asientos contable de cualquier factura pagada en efectivo; esta cuenta es la que se acredita y se necesita liquidar. Diariamente el contador lo que debe hacer es liquidar esta caja temporal y transferir este valor a un Banco. Esto lo hace con un “Comprobante de Ingreso” seleccionando el Banco que se hizo el depósito (Numeral 1 de la imagen adjunta).

Debes ir a la pestaña de “Ingreso Directo” (Numeral 2 de la imagen) e ingresar el valor total de la facturación en efectivo en el HABER (Numeral 3 de la imagen) a la cuenta de “Caja Ventas”. El valor a liquidar debe ser el valor del efectivo recaudado en la caja y este mismo valor debe constar como el mismo valor de depósito en el banco.

Si hay sobrante o faltante se debe registrar en este mismo comprobante de ingreso la diferencia a una cuenta correspondiente de faltante/sobrante (Numeral 4 de la imagen). La idea es que cada día este cuenta de “Caja Ventas” regrese a su valor de cero.

3. Liquidar las tarjetas de crédito

La liquidación de tarjetas de crédito tiene su propio proceso. Este proceso le puedes ver en el siguiente link:

4. Liquidar las cuentas por cobrar y otros

Finalmente si hay cuantas por cobrar, esto generalmente se sube al sistema de Cartera (Facturación en Dora). En la sección de “Ingresos” — “Facturas”, puedes ver el listado de facturas por cobrar. Para liquidar el pago de estas cuentas puedes seguir el siguiente instructivo.